LOS INSTRUMENTOS PERMITIRÁN A DISTINTAS ADMINISTRACIONES MADRILEÑAS ELIMINAR DOCUMENTOS QUE PERDIERON SU VALOR ORIGINAL Y CARECEN DE VALOR HISTÓRICO

El pasado jueves 4 de agosto, se publicó en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid la Orden 1151/2022, de 20 de julio, de la Consejera de Cultura, Turismo y Deporte, por la que se aprueban las Tablas de Valoración de determinadas series documentales de la Administración de la Comunidad de Madrid, de las Universidades madrileñas y de las Administraciones locales madrileñas. También, se autoriza la eliminación de determinadas fracciones temporales de series documentales de la Administración de la Comunidad de Madrid y de las Administraciones locales madrileñas.

Las cinco nuevas Tablas de Valoración de series documentales aprobadas son un fiel reflejo de la colaboración entre instituciones, ya que afectan a series documentales presentes en diferentes Administraciones públicas madrileñas y, por lo tanto, de aplicación al conjunto de organismos que conforman la Administración de la Comunidad de Madrid, las Universidades madrileñas y las Administraciones locales madrileñas. Estas cinco Tablas de Valoración han sido fruto de la labor de las distintas Mesas de Trabajo creadas en el seno del Consejo de Archivos, órganos de apoyo técnico de carácter colaborativo, como: la Mesa de Trabajo sobre Series Comunes dentro del Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, cuyos trabajos dieron como fruto la Tabla de Valoración relativa a los Expedientes de nóminas de empleados públicos; o la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos de la Administración Local de la Comunidad de Madrid, que elaboró los estudios correspondientes a los Expedientes de responsabilidad patrimonial y a las Historias clínicas laborales de aplicación a los municipios madrileños. Hay que destacar que una de las Tablas de Valoración publicadas es la relativa a las Historias clínicas, fruto del trabajo de la recientemente constituida Mesa de Trabajo de Hospitales Públicos y Servicios Sanitarios, la cual redundará en una mejor gestión de la documentación clínica, ya que estipula el mismo plazo de conservación de la documentación santiaruapara todos los hospitales y servicios sanitarios de la Comunidad de Madrid.

Asimismo, se han autorizado Propuestas de Eliminación de fracciones temporales de series como las relativas a Expedientes sancionadores por infracciones de tráfico de los Ayuntamientos de Griñón y Valdemoro o las correspondientes a Expedientes sancionadores por infracciones en materia de protección de la seguridad ciudadana de los Ayuntamientos de Madrid y de Griñón, entre otras.

Imagen de la reunión del Consejo de Archivos del pasado 22 de junio en la que se informó de las actuaciones realizadas por las diferentes mesas de trabajo pertenecientes al Consejo.

Instrumentos de utilidad y cooperación
Las Tablas de Valoración reflejan las conclusiones de los Estudios de Identificación y Valoración de las series documentales. Por su parte, la Propuesta de Eliminación es el procedimiento básico que posibilita la eliminación legal de los documentos que forman el patrimonio documental madrileño. Así, se puede afirmar que, tanto las Tablas de Valoración como las Propuestas de Eliminación, son unas herramientas fundamentales y de gran utilidad ya que facultan a las administraciones a realizar eliminaciones autorizadas y legales de documentos que han perdido completamente su valor y su utilidad administrativa y no presentan valor histórico que justifique su conservación permanente. Además, suponen la colaboración entre distintas instituciones para lograr una mejor gestión de los recursos públicos.

En la reunión del Consejo de Archivos de 22 de junio de 2022, se presentó el balance del estado de ejecución de las eliminaciones informadas que han sido informadas favorablemente por el Consejo de Archivos o por la Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo, en quien está delegada dicha función, y que, posteriormente, han recibido su aprobación mediante Orden de la persona titular de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Archivos publicada en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.

En el Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid, encontramos información más detallada sobre estos instrumentos, su metodología y los órganos que las llevan a cabo. Así, se puede acceder a las 73 Tablas de Valoración aprobadas hasta el momento en la Comunidad de Madrid. También, nos permite ver, junto a la metodología y formularios para realizarlas, la totalidad de las Propuestas de Eliminación llevadas a cabo por la administración madrileña desde el año 2013. Del mismo modo, se puede conocer toda la información sobre las distintas Mesas de Trabajo integradas en el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

El Consejo de Archivos
El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, adscrito a la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte, es el órgano consultivo y asesor de la Comunidad de Madrid en materia de Archivos y Patrimonio Documental. Sus funciones se centran en el asesoramiento a la Administración de la Comunidad de Madrid en materia de archivos y patrimonio documental y en la valoración de los documentos que deberán, o no, conservarse para la posteridad.

Otro de sus cometidos, cuyo resultado se publica ahora en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, es informar las propuestas de valoración de los documentos y los plazos de conservación y acceso de los mismos, previos los estudios y las propuestas que le sean presentados, así como las propuestas de las series documentales que deberán ser destruidas y los Reglamentos de los Archivos de competencia autonómica.

Elena Hernando Gonzalo, directora general de Patrimonio Cultural, presidió la última reunión del Consejo de Archivos en su calidad de Vicepresidenta del mismo.

Otras de sus funciones son la realización de propuestas de actuación dentro del marco de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, la canalización de informes sobre archivos, o la emisión de informes sobre cualquier asunto que la Asamblea, el Consejo de Gobierno o la Administración Autonómica sometan a la consideración del Consejo de Archivos, así como en los supuestos previstos en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, y en los casos de adquisiciones a título oneroso o gratuito.

Entre los miembros actuales del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se encuentran representantes de los municipios de la Región, de los archivos de titularidad privada, de los diferentes Subsistemas integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, y tres personalidades de especial relieve científico o cultural. La Presidencia la ostenta la Consejera de Cultura, Turismo y Deporte, la Excma. Sra. Dª Marta Rivera de la Cruz, y la Vicepresidencia la Directora General de Patrimonio Cultural, la Ilma. Sra. Dª Elena Hernando Gonzalo.

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