Conservación, acrecentamiento y difusión
La Subdirección General de Archivos y Gestión Documental se encarga de la conservación, acrecentamiento, difusión y uso adecuado del patrimonio documental, archivos y colecciones de interés de la Comunidad de Madrid, que no sean de titularidad estatal, así como de los archivos de titularidad estatal cuya gestión haya sido transferida. Está adscrita a la Dirección General de Patrimonio Cultural de la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte.
Funciones
- Armonización y coordinación del ejercicio de las competencias de la administración relativas al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, de conformidad con lo previsto en la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.
- Dirección y coordinación del ejercicio de las competencias relativas al Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración la Comunidad de Madrid, de conformidad con lo previsto en la Ley 6/2023, de 30 de marzo.
- Ejercicio de las competencias de la Comunidad de Madrid previstas en la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, relativas la defensa, conservación, acrecentamiento, difusión y uso adecuado del patrimonio documental, tanto en soportes tradicionales como electrónicos, archivos y colecciones de naturaleza análoga de interés de la Comunidad de Madrid y los archivos de titularidad estatal cuya gestión haya sido transferida.
- Gestión del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid.
- Gestión de los servicios de archivo electrónico y de los repositorios de documentos y expedientes electrónicos de la administración de la Comunidad de Madrid, así como la administración, gestión y establecimiento de los requisitos funcionales y medidas organizativas del sistema informático corporativo de la Comunidad de Madrid de gestión de documentos y archivos, en colaboración con la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.
- Política archivística y de gestión documental, así como la coordinación, dirección técnica y elaboración de normativa específica sobre todas las fases de archivo y sobre la producción y gestión de los documentos, incluidos aquellos en soporte electrónico, respecto al Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración la Comunidad de Madrid, así como el impulso de los archivos autonómicos para la mejora de la gestión de la administración y del servicio a la investigación histórica y científica.
- Elaboración de la propuesta de anteproyecto de presupuesto para el programa 332A (Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental) de los Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid.
- Creación, modificación y supresión, así como la supervisión y coordinación, de los Servicios Delegados de Archivo en la Administración de la Comunidad de Madrid y sus organismos y empresas vinculadas o dependientes.
- Estudio y elaboración de informes para la declaración de Bien de Interés Cultural o de Bien de Interés Patrimonial de bienes integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.
- Mantenimiento e inscripción de fondos, colecciones y documentos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.
- Elaboración del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid y de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid, de conformidad con lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo.
- Tratamiento integral de todos los documentos de la Comunidad de Madrid.
- Formación de los profesionales y usuarios y difusión de las actividades en materia de archivos de la Comunidad de Madrid, a través de la realización de visitas y prácticas e impartición de cursos en los centros de archivo y de la edición de publicaciones y folletos informativos.
- Elaboración de normativa específica de archivos en el ámbito de la Comunidad de Madrid.
- +INFO:
- SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL
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- (+34) 91 720 89 85
Áreas de trabajo
| ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN ARCHIVÍSTICA |
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- Define las líneas de actuación en política archivística (planes estratégicos).
- Coordina las diferentes unidades.
- Responsable del Servicio de Gestión Económico – Administrativa y de Formación, que:
- Realiza la tramitación y seguimiento de los procedimientos económicos.
- Se encarga de la realización y mantenimiento del inventario de los bienes muebles de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental y sus centros de archivo dependientes.
- Coordina la elaboración de los anteproyectos de presupuestos.
- Gestiona el personal.
- Coordina las propuestas de formación.
- Controla la formación del personal.
- Responsable del Servicio de Difusión y Divulgación, que:
- Está encargada de hacer llegar los archivos y los documentos a la población de todas las edades.
- Prepara muestras de documentos y otros eventos culturales.
- Realiza de diversas actividades educativas que se desarrollan en un marco de colaboración entre las escuelas, institutos y universidades de la Región.
- También, tiene como objetivo llegar al mundo de los profesionales, tanto de España como del extranjero, a través de publicaciones, intercambios, etc.
- Responsable del Servicio de Restauración y Reproducción de Documentos, que:
- Elabora pautas de actuación relacionadas con la conservación y restauración de documentos, así como con su reproducción, en el ámbito de la Comunidad de Madrid y promueve la formación de técnicos en la materia en los Subsistemas archivísticos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
- Supervisa y determina, en colaboración con la Subdirección General de Patrimonio Histórico de la Dirección General de Patrimonio Cultural, las directrices técnicas que habrán de seguir los titulares de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como los directores de los archivos o responsables de los documentos a la hora de proceder a la restauración de los mismos.
- Comprueba, con carácter previo, la correcta ejecución de cualquier trabajo de restauración sobre documentos que constituyan parte del Patrimonio Documental Madrileño para evitar cualquier tipo perjuicio o daño a los mismos.
- Realiza el asesoramiento técnico y el apoyo puntual, cuando sea necesario, para la restauración de los documentos de las personas o entidades, públicas o privadas, que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño.
- Diseña, coordina y ejecuta los planes de microfilmación y digitalización de los Archivos de la Comunidad de Madrid.
- Tiene la responsabilidad sobre el archivo de seguridad analógico y digital.
- Coordina y mantiene el Taller de Restauración y Encuadernación de Documentos y el Taller de Reproducción de Documentos.
- +INFO:
- SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICO – ADMINISTRATIVA Y DE FORMACIÓN
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- (+34) 91 720 89 89
- SERVICIO DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN
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- (+34) 91 720 89 68
- SERVICIO DE RESTAURACIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
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- (+34) 91 720 88 86
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| UNIDAD TÉCNICA DE INSPECCIÓN DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL |
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- Planificación de las actuaciones relacionadas con la gestión de los documentos generados por la Administración de la Comunidad de Madrid.
- Ejecución de los proyectos para la realización de estas actuaciones.
- Supervisión y coordinación de los Servicios Delegados de Archivo en las Consejerías, órganos de gestión sin personalidad jurídica, Organismos Autónomos, empresas y entes públicos.
- Realiza la inspección superior del funcionamiento técnico de los archivos y canaliza las peticiones de apoyo técnico que los archivos del sistema le formulen.
- Mediante el Servicio de Acceso y Valoración de Documentos, se ocupa de coordinar las tareas de identificación y valoración de los documentos que genera la administración para determinar su régimen de acceso y todo lo referido al expurgo de documentos.
- +INFO:
- UNIDAD TÉCNICA DE INSPECCIÓN DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL
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- (+34) 91 720 89 73
- SERVICIO DE ACCESO Y VALORACIÓN DE DOCUMENTOS
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- (+34) 91 720 89 47
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UNIDAD TÉCNICA DE PROTECCIÓN Y REGISTROS DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
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- Gestión de las incorporaciones de documentos y fondos documentales que se realizan por ingreso extraordinario.
- Ayuda técnica y económica a los ayuntamientos de la Región y a las entidades privadas.
- Colaboración con la Subdirección General de Patrimonio Histórico de la Dirección General de Patrimonio Cultural en la incoación de expedientes de protección del Patrimonio Documental Madrileño.
- Estudio y elaboración de informes para la declaración de Bien de Interés Cultural o de Bien de Interés Patrimonial de bienes integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.
- Mediante el Servicio de Estadística de Archivos e Instrumentos Registrales del Patrimonio Documental, se ocupa de la confección, mantenimiento y actualización del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental, del Directorio de Archivos y de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid.
- +INFO:
- UNIDAD TÉCNICA DE PROTECCIÓN Y REGISTROS DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
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- (+34) 91 720 89 93
- SERVICIO DE ESTADÍSTICA DE ARCHIVOS E INSTRUMENTOS REGISTRALES DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
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- (+34) 91 720 88 72
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UNIDAD TÉCNICA DE NORMATIVA, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y CALIDAD DE LOS SISTEMAS ARCHIVÍSTICOS
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- Administración y superior gestión funcional del sistema informático corporativo de la Comunidad de Madrid de gestión de archivos.
- Tramitación y gestión de los ficheros con datos personales que afecten a la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental, así como las relaciones con las personas titulares de las Delegaciones de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid y con la Agencia Española de Protección de Datos.
- Interlocución con la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.
- Participación en los proyectos de Administración Electrónica, Calidad de los Servicios y Atención al Ciudadano.
- Elaboración de normas técnicas.
- Realización de actuaciones de mejora de la calidad de los servicios y la gestión de usuarios y equipos en relación con las tecnologías de la información y la comunicación.
- +INFO:
- UNIDAD TÉCNICA DE NORMATIVA, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y CALIDAD DE LOS SISTEMAS ARCHIVÍSTICOS
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- (+34) 91 720 88 45
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Cláusulas del deber de informar por código QR
El artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) establece que cuando se obtengan de un interesado datos personales relativos a él, el responsable del tratamiento, en el momento que se obtengan, le facilitará toda la información indicada en este artículo.
A través del enlace siguiente se puede acceder a la información de la cláusula del deber de informar de las actividades de tratamiento que tienen un código QR de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid.
